Gérer son temps

Chaque fois que je rencontre un indépendant et que je lui demande comment va son business, les réponses peuvent varier.

En revanche, je retrouve pratiquement à chaque fois la problématique de la gestion du temps ! Vous savez des phrases comme :

  • Je suis débordé
  • Je ne sais plus où donner de la tête
  • Vivement les prochaines vacances (si vous en avez…)
  • Je n’ai pas le temps de faire mon administratif et du coup je n’arrive pas à faire rentrer le cash…

Vous connaissez ?

En cette fin d’année avec l’arrivée des fêtes, ce phénomène est sur-amplifié. Parfois on a l’impression que les gens (et les clients) imaginent qu’il n’y aura pas de 1er janvier.

Si peu de temps et tant de choses à faire ! C’est le quotidien de tous les starters, les indépendants et autres freelancers.

Alors comment mettre en place des stratégies pour mieux gérer son temps et les prioritiés ?

C’est le sujet de cet article dans lequel je souhaite partager mon expérience de serial entrepreneur et d’ancien « sur-débordé ».

Je pense que c’est d’autant plus intéressant que je suis, pour des raisons liées au mode de fonctionnement de mon cerveau depuis tout petit, une personne naturellement désorganisée.

Mais je me soigne 🙂 Alors suivez le guide et découvrez comment mieux vous organiser, gagner en efficacité et conserver du temps pour votre vie privée tout en étant un entrepreneur passionné !

1. Prioriser vos missions

Derrière 95% des problèmes de gestion du temps, se cache une problématique de gestion des prioritiés.

On fait tous des « to do lists » et la plupart des entrepreneurs vont même jusqu’à documenter leurs missions/tâches au lieu de conserver tous ces éléments simplement dans leur tête (ce qui est un bon début).

Malheureusement, ces listes ont tendance à s’allonger et finissent par être un facteur de démotivation impressionnant lorsqu’on découvre l’immensité des « travaux d’hercule » a réalisés.

Il faut accepter la réalité en face : les « to do lists » ne seront jamais terminées sans une gestion minutieuse des priorités !

Vous pouvez faire ce que vous voulez mais les journées n’auront toujours que 24 heures et il vous faudra bien dormir quelques heures.

Déterminer ses priorités est donc impératif si on veut avancer dans nos projets et ce n’est pas toujours facile.

Sans une vision claire de ce que vous voulez accomplir, où vous vous allez, pour quelle date et quel futur vous souhaitez inventer, il est pratiquement impossible de décider sur quelles tâches travailler.

Clarifier vos objectifs vous permettra de pouvoir mieux comprendre où mettre votre énergie et maximiser vos résultats. La bonne question à vous poser est :

Est-ce que cette tâche me permet de progresser dans mon chemin vers les buts que je me suis fixés ?

Si la réponse est un OUI sans équivoque, cela devient une priorité numéro 1 dans votre planning et vous mettrez tout en œuvre pour compléter cette mission.

2. Conserver le focus quoi qu’il arrive

garder le focus

Une fois que vous avez traiter la question des priorités, vous savez ce qui compte le plus pour atteindre vos objectifs.

Le deuxième secret consiste à garder le focus afin de vous assurer que les choses soient faites !

Et ce n’est pas si facile, croyez-moi. En tant qu’entrepreneur, on a parfois l’impression d’être pris dans une sorte de tourbillon opérationnel, d’aller de crise en crise et d’agir comme une sorte de « pompier » de l’entreprise.

On finit par perdre le contrôle et les journées semblent se raccourcir. On est débordé depuis le moment où on pose le pied hors du lit jusqu’à l’extinction des feux du soir.

Et le lendemain : ça recommence de plus belle !

Ce type de fonctionnement engendre une frustration et parfois un sentiment de « dépression » chez les indépendants.

La solution est de conserver le focus sur les tâches prioritaires et d’ignorer les éventuelles distractions qui pourraient se présenter.

Il existe des techniques que je vous présentais dans un article précédent.

Commencer toujours votre journée par les missions prioritaires et qui vous permettront de progresser dans l’atteinte de vos objectifs de base.

Et, essayer de débuter par les tâches les plus difficiles en premier lieu. C’est un excellent moyen pour combattre la procrastination…

Ne « lâchez pas l’affaire » tant que celle-ci n’est pas terminée et passez ensuite à la suivante.

Si vous pratiquez de la sorte, vous en verrez rapidement les bénéfices. La satisfaction d’avancer dans vos projets boostera votre énergie et vous deviendrez une véritable « machine » à progresser.

3. S’organiser

s'organiser

Comme je vous le disais au début de cet article, je suis probablement et naturellement une des personnes les moins organisée que je connaisse J

Habité par une créativité sans limites, mon bureau ressemble souvent à un « champ de bataille » ! Et pendant très longtemps, j’ai capitalisé sur ce mode de fonctionnement…

Ma justification :

« Je ne suis pas désorganisé, j’ai mon propre système d’organisation un peu particulier (tu parles…). »

Lorsque j’ai accepté de regarder la vérité en face, j’ai eu une révélation. Une bonne organisation n’est pas une contrainte mais un catalyseur de résultat et de succès !

Prenez donc le « taureau par les cornes » et mettez en place une systématique dans votre classement.

Que vous soyez plutôt papier ou électronique, il existe une multitude de solutions, d’outils et d’applications pour vous assurer de disposer des moyens nécessaires lorsque vous travaillez sur une tâche spécifique.

On est incroyablement surpris par les gains de productivité (et bien entendu de temps) engendré par le simple fait de pouvoir retrouver les choses et les informations plus rapidement.

Cela permet de gérer les projets d’une manière plus souple et efficiente. Avant que je décide d’utiliser Evernote, je ne vous dis pas le temps que j’ai perdu à rechercher une note, un document, un lien vers un site internet ou une source d’informations !

Toutes ces petites pertes de temps, mises bout à bout, finissent par vous « coûter » des heures ou des jours. Et je suis certain, que vous avez bien mieux à faire professionnellement ou personnellement.

Le tout est de commencer et surtout de continuer à maintenir votre mode d’organisation dans la durée. Vous verrez que finalement cela devient rapidement une routine ou un réflexe naturel pour le bien de votre business.

4. Ne pas confondre efficacité et efficience

efficience

Pour terminer ce post, il faut revenir sur un point capital en matière de gestion du temps. En effet, de trop nombreuses méthodes visent à nous rendre plus efficient.

Malheureusement et si l’efficience est très importante pour un entrepreneur, elle ne vous permettra pas de vous rapprocher de vos buts. Pour cet aspect, visez plutôt l’efficacité !

Mais quelle est la différence ?

Etre efficient, c’est faire les choses d’une manière plus rationnelle, plus rapidement et avec moins d’efforts. Cela paraît plutôt une bonne idée non ?

Tout à fait ! Toutefois, cela n’est pas suffisant. Je lisais un livre qui comparait l’efficience au fait de pouvoir grimper à une échelle très rapidement et avec le moins d’effort possible.

Jusque là : très bon début !
Mais à quoi vous sert cette compétence si votre échelle n’est pas adossée au bon mur ?

Il est donc beaucoup plus important de faire « the right things » dans le sens d’atteindre vos objectifs plutôt que de vouloir à tout prix cultiver l’efficience pour la beauté du geste !

C’est pourquoi le premier point qui consiste à déterminer vos buts de manière limpide et de dessiner le plan pour les atteindre est importantissime. Des actions efficaces vous permettront d’avancer sur le chemin du succès.

Et si ensuite, vous travaillez votre efficience, vous pourrez y arriver plus rapidement, plus facilement et en dépenssant moins.

5. BONUS – Mettre de côté le perfectionnisme

bonus

La majorité des entrepreneurs que je connais sont des perfectionnistes dans l’âme et je ne fais exception à cette règle.

Il nous est difficile de considérer un projet comme totalement terminé et parfaitement réalisé…

On a tendance à vouloir remettre sans cesse l’ouvrage sur le métier car, on peut encore améliorer le produit, le service, le site internet, la présentation pour le prochain talk ou le rapport qu’on doit envoyer à son client.

C’est un fait et il faut apprendre à vivre avec. Par contre, si vous souhaitez gagner du temps et mieux gérer vos priorités, il est capital de savoir « lâcher du leste » sur ce point.

L’idée n’est évidemment pas de cultiver une quelconque médiocrité, mais plutôt d’être capable d’éviter de tourner en rond à la recherche d’une perfection qui est finalement impossible à atteindre !

N’oublions pas la fameuse loi de Pareto et concentrons nous sur le 20% d’actions qui engendre 80% des résultats…

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